Mag. Isabella Stockhammer

Die Digitalisierung umfasst immer mehr Bereiche unseres täglichen Lebens. Ab 1.1.2020 betrifft das auch die Zustellung von behördlichen Schriftstücken. Unternehmer_innen sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Wie Sie in Zukunft an Ihre elektronische Behördenpost kommen haben wir kompakt für Sie zusammengefasst.

Das elektronische Postfach

Damit Sie Behördenpost auf elektronischem Weg empfangen können, benötigen Sie ein entsprechendes Postfach. Das elektronische Postfach „MeinPostkorb“ ist ein zentrales und sicheres Postfach für elektronische Nachrichten von Behörden. Schriftstücke können Sie vollkommen sicher, rund um die Uhr und ortsungebunden über Ihr kostenloses elektronisches Postfach empfangen.

Langt ein elektronisches Dokument für Sie im Postfach ein, erhalten Sie eine Verständigung per E-Mail. Anschließend können Sie das Dokument herunterladen, ansehen, weiterleiten, ausdrucken oder archivieren. Bereits ab 1.12.2019 ist mit der Zustellung von behördlichen Schriftstücken auf diesem Weg zu rechnen.

Jede_r Unternehmer_in findet sein_ihr Postfach auf dem Unternehmerserviceportal – kurz USP.

Welche Schritte sind nun notwendig, damit Ihr elektronisches Postfach aktiviert ist:

Schritt 1: Aktivierung einer Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur

Die Aktivierung ist entweder persönlich bei einer Registrierungsstelle (z.B. Bezirksämter, Finanzamt, Wirtschaftskammer, GKK) oder über FinanzOnline, sofern Sie bereits einen Zugang verfügen, möglich.

Schritt 2: Registrierung am Unternehmerserviceportal (USP):

Eine Registrierung kann entweder mit der Handy-Signatur/Bürgerkarte, über einen bestehenden FinanzOnline-Zugang oder über das Finanzamt erfolgen. Im Zuge der Registrierung benennen Sie den USP-Administrator.

Schritt 3: Registrierung zur elektronischen Zustellung im USP:

Nach Anmeldung im USP www.usp.gv.at mittels Handy-Signatur/Bürgerkarte erfolgt die Registrierung zur elektronischen Zustellung unter „MeinPostkorb“ durch Hinterlegung einer E-Mail-Adresse, an die künftig eine Verständigung über den Eingang neuer Nachrichten geschickt wird.

Sind Sie als Unternehmer bereits Kunde eines behördlich zugelassenen Zustelldienstes, oder Teilnehmer des elektronischen Rechtsverkehrs, oder auch ein FinanzOnline-Teilnehmer und haben im FinanzOnline einer elektronischen Zustellung zugestimmt und eine E-Mail-Adresse hinterlegt,  dann wurde Ihr Unternehmen vollautomatisch in das Teilnehmerverzeichnis für die E-Zustellung aufgenommen. E-Mail-Adressen, die vor dem 1.12.2019 im FinanzOnline hinterlegt wurden, werden automatisch in das USP übernommen.  Bitte prüfen Sie in diesem Fall, ob die automatisch hinterlegte E-Mail-Adresse im USP aktuell ist. Eine Änderung der E-Mail-Adresse im USP ist aber erst ab 1.12.2019 möglich.

Was ist sonst noch zu tun?

Damit die E-Post abgeholt werden kann, muss zumindest ein Anwender als Postbevollmächtigter hinterlegt werden. Als USP-Administrator können Sie auch andere Personen, etwa einen Mitarbeiter, anlegen und die Rolle des Postbevollmächtigen zuweisen.

Achtung Ausnahmen:

In bestimmten Fällen sind Unternehmer_innen von der Teilnahme an der E-Zustellung ausgenommen. Das betrifft zum einen umsatzsteuerliche Kleinunternehmer_innen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze von € 30.000,- netto (€ 35.000,- netto ab 2020) nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind.

Zum anderen sind auch jene Unternehmer_innen befreit, die über keinen Internetzugang verfügen oder denen die technischen Voraussetzungen fehlen (zB internetfähige Hardware).

Kleinunternehmer_innen, die nicht an der E-Zustellung teilnehmen wollen, aber automatisch registriert wurden, müssen aktiv durch Abmeldung ihres  Unternehmens vom Teilnehmerverzeichnis am USP widersprechen.  Für Kleinunternehmer, die nicht automatisch registriert wurden, ist keine gesonderte Abmeldung erforderlich.

Konnten wir Ihre Fragen zur neuen E-Zustellung klären? Wenn nicht, kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen weiter.